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Logo H&P EnergiesystemeKundenprojekt · Heizungs- und Wärmepumpenbetrieb, Bremen

H&P Energiesysteme

Jeder KfW-Förderantrag lief bei H&P von Hand: Unterlagen lesen, Kunde in autarc anlegen, FörderHilfe beauftragen, Antrag ausfüllen, BzA-ID an den Kunden schicken. Der Förder-Bot erledigt das jetzt selbst. Er holt die Mails aus Microsoft 365, liest die Unterlagen mit KI im eigenen Microsoft-Tenant und arbeitet den Fall in autarc ab. Das Team greift nur ein, wenn etwas fehlt, und sieht alles im Förder-Cockpit. Dem Inhaber nimmt ein persönlicher Assistent Mails, Termine, Reisen und Finanzen ab.

LiveProjektzentrale in Entwicklunghp-energiesysteme.de
  • 4Bausteine
  • 14Anbindungen
  • 4Sprachen
  • 25Technologien
Förder-Cockpit: Übersicht mit offenen Fällen, Tageszahlen und den letzten Schritten des BotsBeispieldaten
Startseite auf dem iPhoneBeispieldaten
  • 98 / 98Prüfpunkte im KI-Test richtig ausgelesen
  • 23–44 sLesezeit der KI je Förderfall
  • 3 Min.Takt, in dem der Bot das Postfach abholt
  • 383automatische Tests im Förder-Bot
Zusammenspiel

So hängt alles zusammen.

Links die Kanäle und Eingänge, in der Mitte unsere Systeme, rechts die angebundenen Dienste. Die Linien zeigen, wohin die Daten fließen.

01Eingang
02Unsere Systeme
03Angebunden

Von uns gebautAngebundenKnoten antippen oder mit der Maus darauf zeigen, um die Verbindungen zu sehen

Ablauf

Vom Kundenpostfach bis zur BzA-ID

  1. Mail kommt an

    Der Kunde schickt seine Unterlagen an das Förder-Postfach. Der Bot holt die Mail alle 3 Minuten ab und legt einen Fall an.

  2. KI liest Unterlagen

    Azure OpenAI liest jedes Dokument einzeln, dazu kommen die Werte aus Reonic. Feste Regeln prüfen, ob alles vollständig ist.

  3. Rückfrage bei Lücken

    Fehlt etwas, das nur der Kunde liefern kann, fragt der Bot im selben Mailverlauf nach und erinnert nach 7 Tagen.

  1. Anlegen in autarc

    Der Bot legt Kunde und Projekt in autarc an und legt die Unterlagen ab.

  2. Antrag abschicken

    Er beauftragt die FörderHilfe, füllt den Antrag aus und schickt ihn ab.

  3. BzA-ID an Kunden

    Sobald autarc die BzA-ID liefert, bekommt der Kunde sie mit Anleitung als Antwort auf seine Mail. Der Fall ist abgeschlossen.

Bausteine

Was wir gebaut haben.

4 Bausteine, jeder mit Funktionen, Bildern und der Technik dahinter.

01
KI-Automatisierung

Förder-Bot

Der Förder-Bot übernimmt die KfW-Heizungsförderung (KfW 458) für H&P. Er holt jede Förder-Mail aus Microsoft 365, liest Anmeldebogen, Scans, Fotos und Angebote mit KI und ergänzt die Werte aus Reonic. Dann legt er Kunde und Projekt in autarc an, beauftragt die FörderHilfe, füllt den Antrag aus und schickt dem Kunden seine BzA-ID im ursprünglichen Mailverlauf.

  • Holt das Förder-Postfach alle 3 Minuten über Microsoft Graph ab und macht aus jeder Mail einen Fall
  • Liest Anmeldebogen, Scans und Fotos einzeln aus, mit Fundstelle und Sicherheit je Wert
  • Entscheidet mit festen Regeln, ob alle Pflichtangaben für den Antrag vorliegen
  • Holt Heizungsart, Energiebedarf und das unterschriebene Angebot nur lesend aus Reonic
  • Legt Kunde und Projekt in autarc an, beauftragt die FörderHilfe und schickt den Antrag ab
  • Fragt die BzA-ID per API ab und informiert den Kunden mit Anleitung im selben Mailverlauf
  • Fragt fehlende Unterlagen beim Kunden nach und erinnert nach 7 Tagen einmal
  • Sortiert Mails in Ordner für „In Arbeit“, „Prüfen“ und „Erledigt“
  • Legt Fälle nach drei Fehlern im selben Schritt dem Team vor, ohne andere Fälle aufzuhalten
  • Startet nach einem Absturz selbst neu, eine Sperre verhindert zwei Läufe gleichzeitig
Technik
  • Python
  • Microsoft 365Microsoft 365
  • Microsoft GraphMicrosoft Graph
  • OutlookOutlook
  • Azure OpenAIAzure OpenAI
  • OpenAIOpenAI
  • autarcautarc
  • ReonicReonic
  • PlaywrightPlaywright
  • SQLite
  • Mac mini
02
Web-App

Förder-Cockpit

Im Förder-Cockpit sieht das H&P-Team, ob der Bot läuft, was er heute erledigt hat und welche Fälle es braucht. Jeder Fall zeigt seinen Verlauf und die erkannten Angaben mit Fundstelle. Freigaben laufen mit einem Klick, jeder Klick steht mit Namen im Verlauf. Das Cockpit ist nicht offen im Internet, sondern nur im privaten H&P-Netz über Tailscale erreichbar.

Übersicht: offene Fälle, Tageszahlen und was der Bot heute erledigt hatBeispieldaten
Alle Fälle mit Fortschritt, nächstem Schritt und StatusBeispieldaten
Ein Fall vor der Freigabe: Verlauf und erkannte Angaben mit FundstelleBeispieldaten
Abgeschlossener Fall: vom Maileingang bis zur BzA-ID beim KundenBeispieldaten
  • Übersicht mit Tageszahlen, offenen Freigaben und den letzten Schritten des Bots
  • Fortschritt jedes Falls vom Eingang bis zur BzA-ID auf einen Blick
  • Erkannte Angaben mit Dokument und Seite, unsichere Werte deutlich markiert
  • Freigabe von Beauftragung, Antrag und Rückfragen mit einem Klick
  • Statusanzeige „Bot läuft“ und Knopf „Jetzt laufen lassen“
  • Protokoll jedes Laufs mit Dauer, Zahlen und Fehlern
  • Fälle lassen sich „Von Hand erledigt“ abschließen
  • Anmeldung über Microsoft-Konto per Tailscale, Name automatisch im Verlauf
Technik
  • Python
  • HTML
  • CSS
  • SQLite
  • Tailscale
  • Microsoft 365Microsoft 365
03
Web-AppIn Entwicklung

Projektzentrale

Die Projektzentrale ist noch in Entwicklung. Sie bündelt Kunden, Mitarbeitende, Projekte mit elf Projektphasen, Termine, Material, Rechnungen und Kosten an einem Ort. Gewonnene Projekte kommen automatisch aus Reonic. Das Controlling trennt Monatskosten und Projektkosten und rechnet alle Geldwerte centgenau.

  • Projekte mit elf aufeinander aufbauenden Phasen vom Angebot bis zum Abschluss
  • Automatischer Abgleich gewonnener Projekte aus Reonic
  • Rechnungsentwürfe, Abschlags- und Schlussrechnungen mit Zahlungseingängen
  • Controlling mit Monats- und Projektkosten, Belege ohne Doppelerfassung
  • Kalender für Termine von Teams und Monteuren
  • Globale Suche mit Cmd K, CSV- und JSON-Export
  • Eigene Anmeldung mit Rollen für Inhaber und Mitarbeitende
  • Ansicht für das Handy und eine iOS-App-Hülle
Technik
  • TypeScript
  • React
  • Vite
  • Tailwind CSS
  • Cloudflare
  • SQLite
  • ReonicReonic
  • Capacitor
  • iOS
04
KI-Assistent

Persönlicher Assistent

Der Assistent nimmt dem Inhaber den Alltag ab: Mails, WhatsApp, Termine, Reisen, Finanzen und Betrieb. Er läuft auf einem eigenen Mac mini im Design von H&P, die KI arbeitet über Azure OpenAI mit Verarbeitung in der EU. Lesen und Handeln sind getrennt: Was in einer Mail steht, löst nie eine Handlung aus. Zahlungen und heikle Schritte gehen nur mit OK des Inhabers raus, jede Aktion steht im Protokoll.

Startseite: was den Inhaber heute braucht, Termine, Mails, Konten und das MorgenbriefingBeispieldaten
Postfach: wichtige Mails mit Zusammenfassung, Antwortentwurf und Liste „Wartet auf Antwort“Beispieldaten
Kalender mit geblockten Fahrtzeiten und Briefing zum nächsten TerminBeispieldaten
Reisen: nächster Flug, Reiseablauf und Meldungen des Reise-AutopilotenBeispieldaten
Finanzen: Konten, Liquiditätsvorschau und erkannte BelegeBeispieldaten
Startseite auf dem iPhoneBeispieldaten
Chat mit dem Assistenten auf dem iPhoneBeispieldaten
  • Morgenbriefing um 7 Uhr per WhatsApp und Rückblick am Abend
  • Fasst Mails zusammen, schreibt Antwortentwürfe und führt die Liste „Wartet auf Antwort“
  • Briefing vor jedem Termin, Fahrt- und Reisezeit blockt er selbst im Kalender
  • Reise-Autopilot mit Flugstatus, Check-in, Bordkarte und Verspätungen
  • Kontoüberblick, Skonto-Wächter und Liquiditätsvorschau für die nächsten Wochen
  • Ordnet Belege zu, schreibt Mahnentwürfe und bereitet Überweisungen als Entwurf vor
  • Gibt Aufgaben ans Team weiter und fasst nach
  • Versteht Sprachnachrichten und antwortet im Chat, per WhatsApp und über die Brille
  • Private Termine bleiben getrennt vom Betrieb
Technik
  • TypeScript
  • React
  • Vite
  • Azure OpenAIAzure OpenAI
  • Microsoft 365Microsoft 365
  • Microsoft GraphMicrosoft Graph
  • WhatsApp
  • Meta
  • QontoQonto
  • Google Drive
  • Tailscale
  • Mac mini
Technik

Programmiersprachen und Technik.

Programmiersprachen
  • Python
  • TypeScript
  • HTML
  • CSS
Frameworks und Bibliotheken
  • PlaywrightPlaywright
  • React
  • Vite
  • Tailwind CSS
  • Capacitor
Datenbanken
  • SQLite
Künstliche Intelligenz
  • Azure OpenAIAzure OpenAI
  • OpenAIOpenAI
Plattformen und Betrieb
  • Mac mini
  • Tailscale
  • Cloudflare
  • iOS
Verbindungen

Womit alles verbunden ist.

Jede Anbindung mit dem, wofür sie im Alltag genutzt wird.

  • Microsoft Graph

    Förder-Postfach abholen, Mails einsortieren, Rückfragen und BzA-Mails senden

  • Microsoft 365

    Postfach, KI-Tenant und Anmeldung des Teams

  • Azure OpenAI

    Unterlagen auslesen im eigenen Tenant, EU-Datenzone

  • OpenAI

    Tests mit erfundenen Unterlagen

  • autarc

    Kunde und Projekt anlegen, FörderHilfe beauftragen, Antrag abschicken, BzA-ID abfragen

  • Playwright

    Klicks in der autarc-Oberfläche, wo die API endet

  • Reonic

    Heizungsdaten und unterschriebenes Angebot, gewonnene Projekte für die Projektzentrale

  • SQLite

    Fälle, Verläufe und Laufprotokoll des Bots

  • Tailscale

    Zugang zum Cockpit nur im privaten H&P-Netz

  • Cloudflare

    Datenbank D1 und Dokumentenspeicher R2 der Projektzentrale

  • WhatsApp

    Briefings, Chat und Sprachnachrichten des Assistenten

  • Meta

    Meta-Brille als Kanal zum Assistenten

  • Qonto

    Kontoüberblick und Umsätze für den Assistenten, Überweisungen nur als Entwurf

  • Google Drive

    Wissen und Dokumente für den Assistenten

Nächstes ProjektLogo AcceleratedAcceleratedEin Intranet für das ganze Team und ein Reporting-Cockpit auf dem eigenen Mac mini. Zahlen aus ClickUp, Slack, Stripe, Qonto und Google kommen automatisch, geprüft und an einer Stelle an.