Eigenes Produkt · Interne Projektzentrale, Bremen

Lumora Zentrale

Die Zentrale zeigt pro Kunde an einem Ort, was offen ist, wie die Anzeigen laufen, was der Kunde bisher gebracht hat und welche Calls, Unterlagen und Projekte es gibt. Sie gleicht sich selbst mit Meta, Zoom, Lexware Office, Google Drive und GitHub ab und meldet per Push, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht. Eine KI wertet Calls aus, erkennt abgelegte Dokumente, schreibt die Monatsreports vor und beantwortet Fragen mit Quelle. Die Akquise läuft als eigener Bereich in derselben Zentrale.

Live

9Bausteine
9Anbindungen
1Sprache
18Technologien

Startseite der Zentrale mit Kennzahlen, Aufgaben und den Kunden, die gerade Aufmerksamkeit brauchen

Startseite am iPhone mit Kennzahlen und Aufgaben

9angebundene Dienste von Meta bis Lexware Office
28Hintergrund-Jobs für Abgleiche, Mitteilungen und Reports
6Regeln im Ads-Wächter, stündlich geprüft

Zusammenspiel

So hängt alles zusammen.

Links die Kanäle und Eingänge, in der Mitte unsere Systeme, rechts die angebundenen Dienste. Die Linien zeigen, wohin die Daten fließen.

01Eingänge

02Zentrale

Start und AufgabenAmpel und Fristen
KundenakteProjekte, BAFA, GitHub
Ads-Wächterstündlich
CallsAuswertung mit KI
UnterlagenErkennung mit KI
Umsatz und ReportMonatsreport am 1.
AssistentAntworten mit Quelle
BewerbungenBot und Interessenten
MitteilungenPush und Briefing

03Angebunden

Von uns gebautAngebundenKnoten antippen oder mit der Maus darauf zeigen, um die Verbindungen zu sehen

Ablauf

Vom neuen Kunden bis zum Monatsreport

Kunde anlegen
Der Assistent fragt Stammdaten, Paket und Vertrag ab. Ein Klick legt Akte, Drive-Ordner, Zugänge, Onboarding-Projekt und Standardaufgaben an.
Konten verbinden
Werbekonto aus Meta, Kontakt aus Lexware Office und GitHub-Repo werden einmal zugeordnet. Danach gleicht die Zentrale alles selbst ab.
Calls auswerten
Nach jedem Zoom-Call ordnet die Zentrale die Zusammenfassung dem Kunden zu. Die KI zieht Entscheidungen und nächste Schritte heraus, die mit einem Klick zu Aufgaben werden.
Unterlagen ablegen
Verträge, Protokolle und Creatives werden abgelegt. Die KI erkennt die Art und legt sie in den richtigen Ordner in Google Drive.

Anzeigen überwachen
Jede Stunde kommen die Zahlen aus Meta. Der Wächter meldet Ausreißer per Push und färbt die Ampel des Kunden.
Umsatz im Blick
Rechnungen und Zahlungen kommen aus Lexware Office. Überfällige Rechnungen stehen oben in der Akte und im Morgen-Briefing.
Monatsreport
Am 1. um 6 Uhr liegt der Entwurf mit Zahlen und KI-Texten bereit. Max prüft, dann geht das PDF an den Kunden und liegt in Drive.

Bausteine

Was wir gebaut haben.

9 Bausteine, jeder mit Funktionen, Bildern und der Technik dahinter.

Web-AppStart und AufgabenDer Tag auf einen Blick: Kennzahlen, fällige Aufgaben und die Kunden, die gerade Aufmerksamkeit brauchen.
Web-AppKunden und KundenakteEine Akte je Kunde mit Projekten, Aufgaben, Calls, Unterlagen, Ads, Umsatz, Reports, BAFA und Zugängen.
AutomatisierungAds-WächterPrüft alle Werbekonten jede Stunde und meldet sofort, wenn eine Kampagne aus dem Ruder läuft.
KI und AutomatisierungCallsZoom-Zusammenfassungen landen beim richtigen Kunden, die KI zieht Entscheidungen und nächste Schritte heraus.
KI und AutomatisierungUnterlagenAlle Dateien aus Google Drive an einem Ort, abgelegte Dokumente erkennt die KI und sortiert sie ein.
AutomatisierungUmsatz und MonatsreportRechnungen aus Lexware Office je Kunde und am 1. jedes Monats ein fertiger Report-Entwurf für jeden Kunden.
KI-AssistentAssistentFragen in normaler Sprache zu Kunden, Ads, Calls, Umsatz und Unterlagen, jede Antwort mit Quelle.
KI-Bot und Web-AppBewerbungen und InteressentenEin WhatsApp-Bot führt Bewerber durch kurze Fragen, Eintragungen von der Website landen als Interessenten.
AutomatisierungMitteilungen und Morgen-BriefingPush aufs iPhone nur bei dem, was wirklich zählt, und werktags um 7 Uhr ein Briefing per Mail.

Web-App

Start und Aufgaben

Die Startseite zeigt Retainer, Umsatz, offene Rechnungen und Werbeausgaben der letzten 7 Tage. Darunter stehen die eigenen Aufgaben und unter „Braucht dich“ alle Kunden mit gelber oder roter Ampel samt Grund. Aufgaben entstehen per Schnelleingabe, aus Calls oder aus dem Ads-Wächter.

Meine Aufgaben mit Schnelleingabe, Listen je Kunde und überfälligen Aufgaben aus Calls

Vier Kennzahlen: Retainer, Umsatz im Monat, offene Rechnungen, Ads der letzten 7 Tage
„Braucht dich“ mit Ampel je Kunde und den Gründen dahinter
Ampel aus Ads-Meldungen, überfälligen Rechnungen, Fristen, Verträgen und fehlendem Kontakt
Schnelleingabe erkennt Tag, Uhrzeit und Kundennamen beim Tippen
Listen für Heute, Geplant, Überfällig und je Kunde
Aufgaben aus Calls und Wächter-Meldungen behalten ihren Bezug
Fristenliste mit Kündigungsterminen und BAFA-Fristen
Läuft als Web-App auf dem Home-Bildschirm des iPhones

Technik

TypeScript
Next.js
React
SQLite
Drizzle ORM
Progressive Web App

Web-App

Kunden und Kundenakte

Jeder Kunde hat eine Akte, die oben zeigt, was jetzt wichtig ist, und darunter alle Bereiche von Projekten bis Umsatz. Ein Assistent legt neue Kunden in drei Schritten an, samt Drive-Ordner, Standardaufgaben und Onboarding-Projekt. BAFA-Förderungen laufen als eigener Bereich mit allen Schritten und Fristen, die Repos des Kunden kommen direkt aus GitHub.

Kundenakte mit „Jetzt wichtig“, Kennzahlen, GitHub-Organisation und Kontakten

Neuer-Kunde-Assistent, Schritt 3: Drive-Ordner, Aufgaben und Kundenakte, die angelegt werden

BAFA-Bereich mit Ablauf in sieben Schritten, Eckdaten und Frist für den Verwendungsnachweis

„Jetzt wichtig“ mit Ads-Meldungen, überfälligen Aufgaben und fehlendem Kontakt
Neuer-Kunde-Assistent: Stammdaten, Paket und Vertrag, dann alles mit einem Klick
Legt Drive-Ordner mit fünf Unterordnern, Standardaufgaben und sechs Zugänge an
Vertrag mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung, daraus die Fristen
Stand des Kunden, den die KI nach jedem Call neu vorschlägt
BAFA-Fall mit sieben Schritten, Eckdaten, Zuschuss und Checkliste für den Verwendungsnachweis
GitHub je Kunde und Projekt: Repo, offene Pull Requests und letzte Commits
Neues Repo aus einer Vorlage direkt aus dem Projekt anlegen
Mehrere Kontakte je Kunde mit Mail und Anruf per Klick

Technik

Next.js
React
SQLite
Drizzle ORM
GitHub
Google Drive

Automatisierung

Ads-Wächter

Die Zentrale holt jede Stunde Ausgaben, Ergebnisse, Klicks und Reichweite aller Werbekonten aus Meta. Danach prüft der Wächter sechs Regeln und legt bei einem Treffer eine Meldung an, rote kommen sofort als Push. Die Zentrale liest nur und ändert nie etwas an Kampagnen.

Ads-Übersicht über alle Werbekonten mit Verlauf und offenen Meldungen des Wächters

Ads in der Kundenakte: Kosten pro Lead, Ausgaben gegen die 14 Tage davor und Meldungen

Konto gibt seit 3 Stunden nichts aus, trotz aktiver Kampagne
Abgelehnte Anzeige mit Grund
Kosten pro Ergebnis 25 % oder 50 % über der Vorwoche
Frequenz über 3,5 und Monatsbudget zu 90 % verbraucht
Meldungen schließen sich selbst, wenn die Ursache weg ist
Anmeldung über Max oder Systemnutzer beim Kunden, Erinnerung vor dem Ablauf
Kennzahlen und Verlauf je Kunde und über alle Konten
Aus jeder Meldung direkt eine Aufgabe anlegen

Technik

Meta
Web Push
Node.js
SQLite

KI und Automatisierung

Calls

Kommende Zoom-Termine erscheinen automatisch, 10 Minuten vorher kommt ein Push mit dem offenen Thema. Nach dem Call holt die Zentrale die Zusammenfassung, ordnet sie über die Teilnehmer dem Kunden zu und lässt die KI Entscheidungen und nächste Schritte herausziehen. Telefonate und Termine vor Ort kommen als eingefügter Text oder Datei dazu.

Call mit Zusammenfassung, Entscheidungen, nächsten Schritten und daraus entstandenen Aufgaben

Calls-Übersicht mit Kennzahlen und Calls ohne Kunde samt Vorschlag zur Zuordnung

Kommende Zoom-Calls der nächsten 14 Tage, alle 15 Minuten aktualisiert
Push 10 Minuten vor dem Call mit offenem Thema
Zuordnung zum Kunden über Teilnehmer, sonst mit Vorschlag
KI zieht Entscheidungen, nächste Schritte und einen neuen Stand heraus
Nächste Schritte mit einem Klick als Aufgabe übernehmen
Call-Briefing vor dem Gespräch aus Themen, Aufgaben, Ads und Rechnungen
Entwurf der Follow-up-Mail an den Kunden
Zusammenfassung einfügen als Text, PDF, DOCX, TXT oder VTT

Technik

Zoom
OpenAI
Web Push

KI und Automatisierung

Unterlagen

Jeder Kunde hat einen Ordner in Google Drive mit fünf festen Unterordnern, die Zentrale gleicht sie stündlich ab. Wird eine Datei abgelegt, liest die KI sie, erkennt Art und Kunde und legt sie in den richtigen Ordner. Je nach Art passiert mehr: Ein Vertrag schlägt neue Vertragsdaten vor, ein Call-Protokoll wird zum ausgewerteten Call.

Unterlagen in der Kundenakte, sortiert nach den Unterordnern in Google Drive

Ordner je Kunde: Angebot und Vertrag, Umsetzung, Kommunikation, Reporting, BAFA
KI erkennt Dokumenttyp und Kunde aus PDF, Word, Excel und Bildern
Unter 80 % Sicherheit fragt die Zentrale kurz nach
Vertrag: Laufzeit, Frist und Beträge mit Belegstelle als Vorschlag
Call-Protokoll wird als Call angelegt und ausgewertet
BAFA-Unterlagen haken die Checkliste ab
Suche in Dateinamen und in der Volltextsuche von Drive
Bestehende Ordner verknüpfen statt neu anlegen

Technik

Google Drive
OpenAI

Automatisierung

Umsatz und Monatsreport

Rechnungen und Zahlungen kommen alle 30 Minuten aus Lexware Office oder werden in der Zentrale eingetragen, auch Teilzahlungen. Daraus entstehen Umsatz, Offenes, Überfälliges und das Ergebnis nach Fremdkosten je Kunde. Am 1. jedes Monats um 6 Uhr liegt für jeden aktiven Kunden ein Monatsreport mit Zahlen, besten Anzeigen und KI-Texten bereit.

Umsatz in der Kundenakte mit überfälligen Raten, Kennzahlen und Umsatz pro Monat

Vorschau des Monatsreports mit den Textvorschlägen der KI

Druckansicht des Monatsreports: Deckblatt und Seite mit Zahlen, Verlauf, Kampagnen und besten Anzeigen

Abgleich mit Lexware Office alle 30 Minuten, Zuordnung je Kunde
Rechnungen von Hand mit Teilzahlungen, ohne doppelte Zählung
Überfällige Rechnungen oben in der Akte, mit vorbereiteter Erinnerung
Ergebnis nach Kosten und Marge mit Ampelfarbe
Report-Entwurf am 1. um 6 Uhr mit Zahlen und den drei besten Anzeigen
KI schreibt drei Abschnitte in „Sie“, geänderte Texte bleiben
Druckansicht als A4, das PDF landet in Drive unter Reporting
Senden an den Hauptkontakt mit Kopie an Max

Technik

Lexware Office
OpenAI
Playwright
Google Drive
E-Mail (SMTP/IMAP)

KI-Assistent

Assistent

Der Assistent beantwortet Fragen aus den Daten der Zentrale und nennt bei jeder Antwort, woher sie kommt. Er sucht selbst in Kunden, Aufgaben, Calls, Ads-Kennzahlen, Rechnungen, Fristen und Dateien. Auf Zuruf legt er Aufgaben, Notizen und Themen an, jeweils mit „Rückgängig“.

Assistent am iPhone mit Frage und Antwort

Antwort mit Quellen als Links in die Zentrale
Passende Aktionen unter der Antwort, z. B. Kunde öffnen oder Aufgabe anlegen
Legt Aufgaben, Notizen und Themen an, mit „Rückgängig“
Antwort zu einem Kunden als Notiz in der Akte speichern
Auch über das Suchfeld oben auf jeder Seite erreichbar
Monatsbudget mit Warnung bei 80 % und höchstens 40 Fragen pro Stunde
Inhalte aus Dateien und Calls zählen als Daten, nie als Anweisung

Technik

OpenAI

KI-Bot und Web-App

Bewerbungen und Interessenten

Wer auf eine Stellenanzeige tippt, schreibt per WhatsApp an Lumora. Ein Bot stellt kurze Fragen mit Antwort-Knöpfen, teilt in die Stufen A, B und C ein und fragt nach einer Rückrufzeit. Eintragungen von lumora-consulting.de für Pakete, Erstgespräche, Tools und Newsletter landen als Interessenten in derselben Zentrale.

Bewerbungen über WhatsApp mit Stufe, Status und Rückrufzeit

Bewerber am iPhone mit Rückrufzeit, Anruf-Knopf und WhatsApp-Verlauf

Interessenten von der Website mit Art der Eintragung, Status und Einwilligung

Bot fragt zuerst nach der Stelle, dann die passenden Fragen
Stufen A, B und C, Absage nur bei festen Gründen
Erinnerung nach 1 Stunde, nur zwischen 8 und 21 Uhr
Push bei Rückrufwunsch, A-Bewerber kommen sofort
Antworten, Status, Notiz und WhatsApp-Verlauf je Bewerber
Bewerbungen werden nach 6 Monaten gelöscht
Interessenten mit Bestätigung per Mail und eigener Einwilligung für WhatsApp
Filter nach Paket, Erstgespräch, Auswertung und Newsletter

Technik

WhatsApp
Meta
E-Mail (SMTP/IMAP)

Automatisierung

Mitteilungen und Morgen-Briefing

Die Zentrale schickt Mitteilungen als Web-Push aufs iPhone und auf Wunsch per Mail, je Art einzeln schaltbar. In der Ruhezeit hält sie Push zurück und schickt danach einen gebündelten, nur Dringendes kommt sofort. Jeden Werktag um 7 Uhr kommt das Morgen-Briefing mit Aufgaben, Calls, Fristen und Ads.